Office Manager

Jouw eerste verantwoordelijkheid is de onze. Van offertes tot bestelbonnen en projectnummers, jij stelt ze op punt. En houdt ze zo. Hiervoor: 

• neem je onze adminstratieve processen onder de loep, kijk je waar en hoe het beter kan en stelt je bevindingen voor aan het kernteam. Je kritische blik komt hier ongetwijfeld van pas. Daarna zet je je plan samen met het team om in de praktijk. 
• stuur je het Back-office team aan. Jij bent hét aanspreekpunt voor vragen. 
• monitor je prospecten en nieuwe projecten. Je bent dus ook nauw betrokken bij onze consultancy planning.
• neem je waar nodig ook een aantal administratieve taken op en spring je in als back-up voor je teamleden.

Jouw tweede uitdaging? Het IT-beleid, -procedures en -policies. Je kijkt hoe het efficiënter kan en coördineert onze digitale transformatieprojecten. Hiervoor:

• werk je samen met onze vaste externe IT-partner - die alle technische IT-skills in huis heeft - en verbeter je onze processen waar mogelijk. Gooi al je IT-ervaring in de weegschaal en maak er iets van. 
• ondersteun je bij geplande IT-projecten rond digitalisering, verbetering van de huidige CRM/ERP/software, …Je werkt hiervoor nauw samen met het kernteam, de werkgroepen en externe partners
• sta je in voor het dagdagelijkse beheer van onze hardware, software en IT-infrastructuur

Taak nummer drie: onze kantoren en de vlotte werking ervan. Op dagdagelijkse basis manage je onze externe facility partners en ons wagen- en laadpaalpark. Maar je denkt aan het groter plaatje en lanceert initiatieven op en naast de werkvloer. Ook je people-skills komen van. Want je begeleidt zowel onze interne preventie-adviseur bij acties, als onze management assistent die instaat voor het onthaal. 

Staan ook op jouw “to-manage” lijst: onze (social) media. Je denkt strategisch na over hoe je Wiels in de kijker kan zetten over verschillende kanalen. Hiervoor:

• maak je een communicatieplanning op 
• zorg je ervoor dat relevante content tijdig door de teamleden aangeleverd wordt.
• beheer je mee de communicatiekanalen.

Je wordt lid van het kernteam.

• Je hebt een masterdiploma in economie, bedrijfs- of bestuurskunde, ... Maar belangrijker dan je diploma is je denkniveau: je denkt analytisch en kritisch en  procesmatig.
• Je hebt > 10 jaar werkervaring, waarvan een aantal jaren relevant (in een functie als office manager, back office manager, rechterhand van een zaakvoerder, coördinerende rol, …). Ervaring in de dienstensector is eigenlijk een must.

• Je bent IT-minded. En door die interesse – en je ervaring - ben je snel mee met nieuwe systemen, leg je moeiteloos de link tussen business-behoeften en IT-toepassingen en kom je vlotjes uit bij de juiste oplossing. Je hebt al gewerkt met ERP/CRM-systemen (bv. vanuit een key-user rol).
• Minstens even vlot zijn je communicatie-skills. Je kan je verbaal en schriftelijk vlot en professioneel uitdrukken. Je bent het ook gewoon om met zowel teamleden, directie en externen te overleggen. 
• Organisatietalent? Nauwkeurig en efficiënt? Probleemoplossend vermogen? Ja! Neem je daarnaast graag initiatieven, wil je zaken zien vooruitgaan en processen verbeteren? Dan ben jij de collega die we zoeken! 

• Een uitdagende functie op niveau, met een aantrekkelijk salaris. Inclusief extralegale voordelen en een fietsleasing, als je dat wilt.
• Een voltijdse job (vast contract in een 40-uren week) met 32 verlofdagen.
• Je komt terecht in een dynamische organisatie waarin jouw stem telt en jouw betrokkenheid centraal staat. Daar waken we over met verschillende werkgroepen en teamactiviteiten.
• Je werkt in een mooi en ergonomisch uitgerust kantoor. Mét gezellige coffee corner, standing desks en fietsdesks. Zonder files op weg naar kantoor.